// Rechtliches

AVV für die Google-Drive-Anbindung

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO · Stand: August 2026 · Fassung google-v1.0

Was sich gegenüber der Fassung 1.0 ändert

• § 2 Abs. 3 (Ort): Die Verarbeitung findet weiterhin in der EU statt; ausgenommen sind allein die Vorgänge über eine verbundene Google-Drive-Anbindung.
• § 3: Ergänzt um die beim Abgleich der bestehenden Ablage, beim Import und beim Export betroffenen Daten, einschließlich der Verzeichnisdaten.
• § 7: Google wird als zusätzlicher Unterauftragsverarbeiter benannt, einschließlich Drittlandbezug und Transfergrundlage.
• § 8 (neu): Regelt die Drive-Anbindung vollständig: Zustimmung, Umfang der drei Vorgänge (Abgleich, Import, Export), Berechtigungen, Transfergrundlage, Kontotypen, Rollen, Datensparsamkeit und Zweckbindung, Widerruf und Nachweis. Die §§ 8 und 9 der Fassung 1.0 sind dadurch zu den §§ 9 und 10 geworden.
• Anlage 1: Ergänzt um die technischen Maßnahmen der Drive-Anbindung.

Alle übrigen Regelungen entsprechen wörtlich der Fassung 1.0.

Rollenverteilung

Der Kunde (die Hausverwaltung, nachfolgend „Verantwortlicher") ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Verwaltungsübernahme verarbeitet werden. My Cortex (Inhaber Ben Ferenc Burian, Solquellstraße 13, 13467 Berlin, nachfolgend „Auftragsverarbeiter") verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung des Dienstes. Das gilt auch für den Abgleich der bestehenden Ablage, den Import und den Export über eine verbundene Google-Drive-Anbindung (§ 8).

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen zur Erbringung des Dienstes „My Cortex" (Erkennung, Kategorisierung, Auslesen und Vollständigkeitsprüfung von Übernahmeunterlagen sowie Erstellung von Nachforderungs-Entwürfen).

(2) Die Dauer entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrages (AGB) und endet automatisch mit dessen Beendigung.

§ 2 Art, Zweck und Ort der Verarbeitung

(1) Art: Erheben, Speichern, Auslesen (Extraktion), Verknüpfen und Abgleichen, Auswerten, Erstellen von Entwürfen und Reports, Bereitstellen zum Abruf, Löschen.

(2) Zweck: Vorprüfung und Vervollständigung von Verwaltungsübernahmen aus den vom Verantwortlichen bereitgestellten Unterlagen.

(3) Ort: Europäische Union (Hosting in der EU). Ausgenommen sind allein die Vorgänge über eine vom Verantwortlichen verbundene Google-Drive-Anbindung: Für diese kann eine Übermittlung in die USA stattfinden (§ 8).

§ 3 Daten und betroffene Personen

Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (Namen, Anschriften, Kontaktdaten)
• Vertrags- und Objektdaten (z. B. aus Teilungserklärung, Wirtschaftsplänen, Protokollen, Wartungs- und Versorgungsverträgen)
• Finanz- und Saldendaten
• weitere personenbezogene Daten, die in den hochgeladenen Unterlagen enthalten sind
• beim Abgleich der bestehenden Ablage zusätzlich: die Verzeichnisdaten des verbundenen Laufwerks, also Namen von Ordnern und Dateien, Pfade und Ordnerstruktur, auch solcher Dateien, die nicht importiert werden. Solche Namen können selbst personenbezogene Daten enthalten, etwa wenn Eigentümer, Mieter oder Vertragspartner im Datei- oder Ordnernamen genannt sind
• beim Import über die Drive-Anbindung zusätzlich: die vom Verantwortlichen freigegebenen Dateien und deren Inhalte sowie die zugehörigen Datei-Metadaten (z. B. Dateiname, Ordner, Größe, Zeitstempel)
• beim Export über die Drive-Anbindung zusätzlich: die erzeugten Ergebnisdokumente, insbesondere Übersichten, Lückenlisten, Prüflisten und Reports, samt der darin enthaltenen personenbezogenen Daten

Betroffene Personen: Wohnungseigentümer, Mieter, Beiräte, Vertragspartner (z. B. Versicherer, Versorger, Dienstleister) sowie deren Ansprechpartner, soweit deren Daten in den Unterlagen enthalten sind.

§ 4 Weisungsrecht

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, soweit er nicht gesetzlich zu etwas anderem verpflichtet ist.

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält.

§ 5 Pflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Vertraulichkeit: Es werden nur zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen eingesetzt (Art. 28, 29, 32 Abs. 4 DSGVO).

(2) Datensicherheit: Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 1.

(3) Unterstützung: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12-23 DSGVO) sowie bei den Pflichten nach Art. 32-36 DSGVO.

(4) Datenschutzverletzungen werden dem Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet.

(5) Ansprechpartner beim Auftragsverarbeiter für Datenschutzfragen: ferenc@my-cortex.de.

§ 6 Rückgabe und Löschung

Nach Beendigung des Hauptvertrages werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht, spätestens nach einer Karenzzeit von 90 Tagen; innerhalb dieser Frist ist ein Export möglich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen bleiben unberührt und liegen beim Verantwortlichen.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

Hat der Verantwortliche zusätzlich den optionalen Versand über ein eigenes Microsoft-Postfach eingeschaltet, tritt Microsoft als weiterer Unterauftragsverarbeiter hinzu; maßgeblich ist insoweit die Fassung microsoft-v1.1.

Vertragsbedingungen der Unterauftragsverarbeiter:

• Mistral AI: legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum
• Clever Cloud: Clever Cloud Data Processing Agreement
• Google (Cloud Data Processing Addendum): cloud.google.com/terms/data-processing-addendum

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Austausch von Unterauftragsverarbeitern) vorab; der Verantwortliche kann widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Abweichend hiervon wird Google nicht im Wege der Vorabinformation mit Widerspruchsrecht hinzugezogen, sondern ausschließlich durch die aktive Zustimmung des Verantwortlichen nach § 8 Abs. 1. Ohne diese Zustimmung wird Google nicht eingesetzt.

§ 8 Optionale Anbindung an Google Drive

(1) Zustimmung (Opt-in)

Die Anbindung setzt voraus, dass der Verantwortliche sein eigenes Google-Konto in der Anwendung verbindet und dabei dieser Fassung ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung erfolgt aktiv vor dem Start des Autorisierungsvorgangs; ohne sie wird der Vorgang nicht gestartet und es findet keine Übermittlung an Google statt. Verantwortliche ohne Zustimmung bleiben vollständig unter der Standardfassung 1.0.

Das Einschalten der Anbindung gilt zugleich als dokumentierte Weisung im Sinne des § 4 Abs. 1, die vom Verantwortlichen freigegebenen Dateien über die Anbindung zu lesen und die von ihm freigegebenen Ergebnisdokumente dorthin zu schreiben.

(2) Umfang der Übermittlung

Übermittelt und verarbeitet werden ausschließlich die Daten, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind. Die Anbindung umfasst drei Vorgänge:

• Abgleich der bestehenden Ablage: In dem vom Verantwortlichen bezeichneten Bereich des verbundenen Laufwerks werden die Verzeichnisdaten gelesen, also Namen von Ordnern und Dateien, Pfade und Ordnerstruktur. Daraus wird ermittelt, welche Positionen der Soll-Liste einer Übernahme bereits abgedeckt sind, und es wird das im Bestand verwendete Benennungsschema abgeleitet. Erfasst sind dabei auch die Namen solcher Dateien, die nicht importiert werden.
• Import: Die vom Verantwortlichen ausgewählten oder freigegebenen Dateien und Ordner werden aus dem verbundenen Laufwerk gelesen und in die Anwendung übernommen. Erfasst sind dabei die vollständigen Dateiinhalte einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sowie die zugehörigen Datei-Metadaten.
• Export und Einsortierung: Die vom Verantwortlichen freigegebenen Ergebnis- und Dokumentdateien werden in das verbundene Laufwerk geschrieben, dabei in die bestehende Ordnerstruktur einsortiert und nach dem abgeleiteten Benennungsschema benannt. Hierfür können Ordner angelegt werden. Erfasst sind die vollständigen Dokumentinhalte einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Bereits im Laufwerk vorhandene Dateien werden nur verändert, umbenannt oder verschoben, soweit der Verantwortliche dies veranlasst; ein Löschen vorhandener Dateien findet nicht statt.

Anders als beim optionalen Versand über ein Microsoft-Postfach können über die Drive-Anbindung vollständige Übernahmeunterlagen und Ergebnisdokumente übermittelt werden, und zwar in beide Richtungen. Eine Beschränkung auf einzelne Felder oder Auszüge besteht nicht.

(3) Berechtigungen

Der Auftragsverarbeiter fordert ausschließlich die Zugriffsrechte an, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Je nach Ausgestaltung der Anbindung kann der Zugriff auf die vom Verantwortlichen einzeln ausgewählten Dateien und Ordner beschränkt sein oder sich auf das verbundene Laufwerk erstrecken. Der jeweils angeforderte Umfang ergibt sich aus dem Autorisierungsvorgang des Anbieters.

Reicht ein technisch eingeräumtes Zugriffsrecht weiter, als es der Auftrag erfordert, erfolgt ein Zugriff gleichwohl ausschließlich zweckgebunden im Rahmen dieses Vertrages und auf Weisung des Verantwortlichen.

Der Zugriff bleibt auf den vom Verantwortlichen bezeichneten Bereich des Laufwerks beschränkt. Inhalte und Verzeichnisdaten außerhalb dieses Bereichs werden nicht gelesen, nicht ausgewertet und nicht gespeichert. Das ist die entscheidende Grenze: Ein Laufwerk einer Hausverwaltung enthält regelmäßig Unterlagen weiterer Objekte, die mit der beauftragten Übernahme nichts zu tun haben.

Innerhalb des bezeichneten Bereichs werden die Verzeichnisdaten durchgesehen, soweit das für den Abgleich nach Absatz 2 erforderlich ist. Dateiinhalte werden nur verarbeitet, soweit das für den Import oder den Abgleich nach Absatz 2 erforderlich ist.

(4) Drittlandübermittlung und Transfergrundlage

Google ist ein Unternehmen mit Konzernsitz in den USA. Mit der Anbindung findet für die in Absatz 2 genannten Daten eine Übermittlung in ein Drittland im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt.

Die Übermittlung wird gestützt auf:

• die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Google in sein Cloud Data Processing Addendum einbezieht, samt der dort vereinbarten ergänzenden Schutzmaßnahmen; sowie
• ergänzend die Zertifizierung der Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO).

Der Auftragsverarbeiter überprüft in angemessenen Abständen, ob diese Grundlagen fortbestehen, und informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine von ihnen entfällt. Entfallen sie sämtlich, wird die Drive-Anbindung ausgesetzt.

(5) Kontotypen und Vertragsgrundlage beim Verantwortlichen

Verbindet der Verantwortliche ein Google-Workspace-Konto, besteht zwischen ihm und Google ein eigener Vertrag, der das Cloud Data Processing Addendum einschließt.

Verbindet der Verantwortliche ein privates Google-Konto, besteht ein solcher Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen ihm und Google nicht. Der Verantwortliche entscheidet in diesem Fall eigenverantwortlich über den Einsatz und trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Ablage der Daten in seinem privaten Konto.

Der Auftragsverarbeiter weist hierauf beim Verbinden gesondert hin und empfiehlt die Nutzung eines Geschäftskontos.

(6) Rollen und Abgrenzung

Bei Import und Export handelt der Auftragsverarbeiter weiterhin als Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen.

Das Verhältnis zwischen dem Verantwortlichen und Google in Bezug auf das Laufwerk selbst (Bereitstellung, Speicherung im Laufwerk, Betrieb des Google-Kontos) richtet sich ausschließlich nach dem eigenen Vertrag des Verantwortlichen mit Google und ist nicht Gegenstand dieses Vertrages. Der Auftragsverarbeiter hat auf dieses Vertragsverhältnis keinen Einfluss.

(7) Datensparsamkeit und Sicherheit

Es werden nur die erforderlichen Berechtigungen angefordert. Zugangsdaten des Verantwortlichen werden nicht im Klartext gespeichert; die zur Erneuerung des Zugriffs erforderlichen Token werden verschlüsselt abgelegt und mit dem Trennen der Anbindung gelöscht (Anlage 1).

Zweckbindung der abgeleiteten Struktur. Das aus dem Bestand abgeleitete Benennungsschema und die beim Abgleich gewonnenen Verzeichnisdaten werden ausschließlich für Übernahmen dieses Verantwortlichen verwendet. Eine kundenübergreifende Verwendung, Zusammenführung oder Auswertung findet nicht statt; sie werden auch nicht zur Verbesserung des Dienstes oder zum Training von Modellen genutzt.

(8) Widerruf

Der Verantwortliche kann die Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem er die Drive-Anbindung in der Anwendung trennt. Ab diesem Zeitpunkt findet keine Übermittlung an Google mehr statt und es gilt wieder die Standardfassung 1.0. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Übermittlungen bleibt unberührt. Bereits nach Google Drive exportierte Dateien liegen im Laufwerk des Verantwortlichen, unterliegen dessen Kontrolle und können vom Auftragsverarbeiter nicht zurückgeholt werden.

(9) Nachweis

Zustimmung und Widerruf werden mit Zeitpunkt, Fassungsbezeichnung, dem zum Zeitpunkt der Zustimmung geltenden Link zu dieser Fassung sowie der IP-Adresse und der Browserkennung (User-Agent) des zustimmenden Zugangs protokolliert und dem Verantwortlichen auf Anfrage nachgewiesen.

Der Nachweis bleibt auch nach einem Widerruf erhalten. Für dieses Protokoll ist der Auftragsverarbeiter eigener Verantwortlicher, nicht Auftragsverarbeiter: Es dient allein dem Nachweis, dass die Zustimmung vorlag (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

§ 9 Kontroll- und Nachweisrechte

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO), z. B. durch Bereitstellung der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Nachweise nach § 8 Abs. 9.

§ 10 Haftung, Fassungen und Schlussbestimmungen

(1) Für die Haftung gelten Art. 82 DSGVO sowie die Regelungen des Nutzungsvertrages.

(2) Bei Widerspruch zwischen diesem AVV und dem Nutzungsvertrag gehen in Bezug auf die Datenverarbeitung die Regelungen dieses AVV vor.

(3) Fassungen. Diese Fassung trägt die Bezeichnung google-v1.0 und ist dauerhaft abrufbar unter https://my-cortex.de/avv/google. Sie gilt nur für Verantwortliche mit aktivem Opt-in nach § 8; im Übrigen gilt die Standardfassung 1.0 unter https://my-cortex.de/avv. Für den optionalen Versand über ein verbundenes Microsoft-Postfach gilt daneben die Fassung microsoft-v1.1 unter https://my-cortex.de/avv/microsoft. Künftige Änderungen erhalten eine neue Fassungsbezeichnung; eine erteilte Zustimmung bezieht sich stets auf die zum Zeitpunkt der Zustimmung protokollierte Fassung.

(4) Es gilt deutsches Recht.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Vertraulichkeit: Zugriffskontrolle über authentifizierte Konten, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung (Multi-Tenant).
• Integrität & Verschlüsselung: TLS in Transit (HTTPS erzwungen); Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (at-rest).
• Verfügbarkeit: Hosting in der EU, regelmäßige Backups/Snapshots.
• Datenminimierung & Löschkonzept: nur erforderliche Daten; definierte Löschfristen.
• Menschliche Endkontrolle: Ergebnisse werden vor Versand durch einen Menschen geprüft.
• Protokollierung: Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe.
• Drive-Anbindung: Anmeldung über das Autorisierungsverfahren des Anbieters (OAuth), ohne Weitergabe des Kontopassworts an den Auftragsverarbeiter. Es werden ausschließlich die erforderlichen Berechtigungen angefordert. Die Erneuerungs-Token werden verschlüsselt gespeichert und mit dem Trennen der Anbindung gelöscht.
• Nachweis der Zustimmung: Protokollierung von Zustimmung und Widerruf mit Zeitpunkt, Fassung, Link, IP-Adresse und Browserkennung (§ 8 Abs. 9).

Stand: August 2026 · Fassung google-v1.0 · Gilt nur mit aktivem Opt-in; sonst gilt die Standardfassung 1.0.