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Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 · nach DSGVO, BDSG und § 25 TDDDG

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit dem Betrieb von My Cortex, einer KI-gestützten Lösung zur Aufnahme und Vollständigkeitsprüfung von Unterlagen bei Verwaltungsübernahmen für Hausverwaltungen, verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Diese Erklärung gilt für die Website my-cortex.de sowie für die damit verbundenen Funktionen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Ben Ferenc Burian
My Cortex (Einzelunternehmen)
Solquellstraße 13, 13467 Berlin, Deutschland

E-Mail: ferenc@my-cortex.de
Telefon: +49 176 43610124
Website: my-cortex.de

Für Anliegen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter ferenc@my-cortex.de.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht nach unserer Einschätzung derzeit nicht.

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

My Cortex verarbeitet Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortlicher für die Daten, die beim Besuch der Website und bei der Nutzung des Kontos anfallen (z. B. Zugangsdaten, Protokolldaten, Kommunikation). Diese Verarbeitungen beschreibt die vorliegende Datenschutzerklärung.
• Als Auftragsverarbeiter für die Inhalte der Unterlagen, die eine Hausverwaltung zur Prüfung hochlädt und die personenbezogene Daten Dritter (z. B. Eigentümer, Mieter, Vertragspartner) enthalten können. Insoweit ist die Hausverwaltung Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

3. Grundlagen der Verarbeitung

Verarbeitete Datenkategorien im Überblick

Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO

Soweit wir eine Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen, ist unser Interesse der sichere, stabile und wirtschaftliche Betrieb unseres Angebots. Die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und, soweit einschlägig, des § 25 TDDDG bleiben unberührt.

4. Hosting und Datenbank

Wir hosten die Website, die Anwendung und die zugehörige Datenbank bei der Clever Cloud SAS (PaaS-Hosting). Der Serverstandort liegt in der Europäischen Union (Frankreich). Clever Cloud verarbeitet die bei der Nutzung anfallenden Daten in unserem Auftrag; ein Drittlandbezug findet nicht statt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, effizienter Betrieb) sowie, soweit die Verarbeitung der Vertragserfüllung dient, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf werden durch Ihren Browser automatisch Informationen an den Server übermittelt und über unseren Hosting-Anbieter (Clever Cloud) vorübergehend in Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere:

• die IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• die aufgerufene URL bzw. Datei,
• der verwendete Browsertyp nebst Version (User-Agent).

Zweck ist die Auslieferung der Inhalte, die Systemsicherheit sowie die Abwehr und Auswertung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Server-Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht; bei sicherheitsrelevanten Vorfällen kann eine längere Speicherung erforderlich sein.

6. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb erforderlich sind:

• ein Session-Cookie zur Sitzungsverwaltung und Anmeldung sowie ein zugehöriger CSRF-Schutz (Schutz vor gefälschten Formularanfragen),
• lokaler Speicher Ihres Browsers für Komfortfunktionen (z. B. die Wahl zwischen hellem und dunklem Design; Schlüssel mc-theme). Diese Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns übertragen.

Diese Technologien sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei, da sie unbedingt erforderlich sind, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Einwilligungspflichtige Analyse-, Tracking- oder Marketing-Technologien setzen wir nicht ein; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

7. Schriftarten

Die auf der Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert (Self-Hosting). Ein Abruf bei Drittanbietern wie Google Fonts findet nicht statt; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt.

8. Nutzerkonto und Zugang

Für die Nutzung der geschützten Bereiche (Werkstatt/Anwendung) ist ein Nutzerkonto erforderlich. Verarbeitet werden dabei insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort (ausschließlich in verschlüsselter/gehashter Form gespeichert), Ihre Rolle sowie die von Ihnen angelegten Übernahmeprojekte und die zugehörige Nutzungshistorie. Die Zugänge zu den geschützten Bereichen werden von uns bereitgestellt; eine Selbstregistrierung durch Nutzer findet nicht statt. Ein Anmelden über Drittanbieter (Social-/OAuth-Login) findet ebenfalls nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wird Ihr Konto gelöscht, werden die zugehörigen Daten einschließlich Projekte und Nutzungshistorie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Ziffer 13).

9. Verarbeitung hochgeladener Unterlagen (Kernfunktion)

Kern des Dienstes ist die Aufnahme und Prüfung von Unterlagen einer Verwaltungsübernahme. Sie laden hierfür Dokumente (in der Regel PDF) hoch; deren Text wird ausgelesen (OCR), Dokumentenkategorien zugeordnet, auf Vollständigkeit geprüft und es werden Entwürfe für Nachforderungen erstellt. Diese Unterlagen können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Eigentümer, Mieter, Vertragspartner).

Bei dieser Verarbeitung handeln wir als Auftragsverarbeiter für die Hausverwaltung als Verantwortliche; maßgeblich ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Die Ergebnisse werden vor einer Weiterverwendung stets durch einen Menschen geprüft (menschliche Endkontrolle).

10. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Für die automatische Texterkennung, Klassifikation und Auswertung der Unterlagen setzen wir den KI-Dienst Mistral AI SAS ein. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union (Frankreich); ein Drittlandbezug findet nicht statt. Zur Erstellung der Analyse werden die erforderlichen Dokumentinhalte an den Dienst übermittelt. Mit dem Anbieter besteht eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (über dessen Nutzungsbedingungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Ziffer 9).

Übermittelte Inhalte verarbeitet der Anbieter ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung des beauftragten Dienstes. Eine Nutzung der Eingaben zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen findet nicht statt. Der Anbieter speichert die übermittelten Inhalte für einen begrenzten Zeitraum, insbesondere zur Missbrauchskontrolle und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, und löscht sie anschließend.

11. Empfänger, Auftragsverarbeitung und Drittländer

Zugriff auf Ihre Daten erhalten nur Stellen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen. An externe Empfänger geben wir Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse die Weitergabe rechtfertigt.

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Unsere Auftragsverarbeiter (Clever Cloud, Mistral AI) verarbeiten ausschließlich innerhalb der EU; die verwendeten Schriftarten hosten wir selbst (siehe Ziffer 7), sodass auch dabei keine Daten an Dritte in einem Drittland übermittelt werden.

12. Kommunikation und Support

Wenn Sie mit uns per E-Mail (ferenc@my-cortex.de) oder auf anderem Weg in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Vertragsbezug), sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Newsletter wird nicht angeboten.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Entfällt der Zweck und bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

14. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an ferenc@my-cortex.de. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Gesondertes Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

15. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde richtet sich nach unserem Sitz:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin

16. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Die von uns bereitgestellten Analyse- und Prüffunktionen dienen der Vorbereitung und werden vor einer Weiterverwendung stets durch einen Menschen geprüft.

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Zur Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses benötigen wir bestimmte Daten, insbesondere Konto- und Kontaktdaten. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht abschließen oder die Leistungen nicht erbringen. Pflichtangaben sind in den jeweiligen Eingabemasken gekennzeichnet.

18. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den oben genannten Stand. Durch die Weiterentwicklung unseres Angebots oder aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben kann eine Anpassung notwendig werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf my-cortex.de abrufbar.

Verantwortlich: Ben Ferenc Burian, My Cortex. Kontakt: ferenc@my-cortex.de · Stand: Juli 2026